29042017

Back Eşti aici:Home Articole Comunicare interna Diana Zamfir, DHL: Când coordonezi comunicarea internă, nu poţi fi ultimul care se adaptează contextului de business

Diana Zamfir, DHL: Când coordonezi comunicarea internă, nu poţi fi ultimul care se adaptează contextului de business

Diana ZamfirContinuăm seria dialogurilor cu profesioniştii de comunicare internă. Astăzi, episodul 12 alături de Diana Zamfir, HR & Training Manager la DHL Internaţional România.

Cum defineşti statusul actual al comunicării interne ca disciplină de business?

Deşi relativ tânără ca disciplină de business, comunicarea internă joacă un rol extrem de important în succesul unei companii. Nu doar pentru că aduce transparenţă asupra deciziilor managementului şi astfel implică întreaga organizaţie, ci şi pentru că este un element absolut obligatoriu în motivarea angajaţilor şi obţinerea angajamentului acestora. Este însă foarte important să ne asigurăm că această comunicare internă există în ambele sensuri, atât dinspre management către angajaţi cât şi invers.

În momentul în care înţelegem că există comunicare între membrii echipei organizaţionale, indiferent dacă se creează sau nu un cadru specific pentru aceasta, şi că trebuie să avem o structură a comunicării interne oficiale, restul merge de la sine. La DHL România comunicăm obiectivele şi rezultatele financiare cu ajutorul Town Halls meetings şi luăm deciziile ţinând cont şi de Vocea Angajutului, pe care o ascultăm prin intermediul sesiunilor de Open Doors cu top managementul sau al instrumentelor online – Ask Daniel (orice angajat poate adresa o întrebare directorului general ramânând în anonimat, dacă doreşte acest lucru).

Ce a rămas specific comunicării interne şi ce părţi ale activităţii tradiţionale s-au diluat sau chiar au dispărut din aria de interes a disciplinei?

Comunicarea internă pune încă foarte mult accent pe transmiterea mesajelor din partea conducerii companiei. În ultima vreme însă, şi asta pentru că din ce în ce mai mulţi angajaţi îşi doresc să le fie ascultate părerile, comunicarea internă se bazează foarte mult pe feedback-ul primit. Deşi a început ca fiind cel mai bun mod de a transmite mesaje către angajaţi şi de a-i ajuta pe aceştia să înţeleagă deciziile luate la nivel de companie sau, pur şi simplu, să fie informaţi asupra acestora, comunicarea internă are acum un rol mult mai important, facilitând comunicarea între toate nivelurile, în ambele sensuri. Cel mai important instrument pe care îl utilizăm pentru a lua pulsul în interiorul organizaţiei este Employee Opinion Survey, un studiu anual care se face în toate ţările din grupul DP DHL, ale cărui rezultate stau la baza îmbunătăţirilor şi deciziilor din anul următor.

De câtă agilitate are nevoie un comunicator intern pentru a face faţă schimbărilor tehnologice, structurale şi de context?

Schimbările tehnologice, structurale şi de context sunt o mare provocare în prezent, şi nu numai pentru cei responsabili de comunicarea internă. În meseria noastră provocarea este cu atât mai mare cu cât trebuie ţinut pasul nu doar cu schimbarea în sine, ci şi cu ritmul în care ceilalţi se adaptează schimbării. Atunci când coordonezi comunicarea internă într-o companie, nu poţi fi ultimul care se adaptează noii structuri organizatorice sau contextului de business, de exemplu. Şi asta pentru că, în general, comunicatorii interni sunt văzuti ca fiind o « go-to person », ca persoană care are toate informaţiile şi capacitatea de a facilita comunicarea internă.

Generaţia Millennials pare mai puţin dornică să se identifice cu valorile corporatiste. Crezi că tehnicile de segmentare şi abordare a publicului intern ar trebui să fie mai sofisticate decât sunt în prezent?

Într-adevăr, cunoaşterea publicului intern, a intereselor acestora, a abordării lor este foarte importantă pentru o comunicare de succes. Îi intereseaza subiectul? Cum vor percepe mesajul? Cum să le transmitem acest mesaj ca să ajungă la ei? Sunt doar câteva dintre întrebările pe care ni le punem înaintea fiecarui moment de comunicare formală. Deşi canalele de comunicare sunt diverse, trebuie să ţinem cont de interesele colegilor noştri. Prezentarea, chiar şi doar ca simplă informare, a unor aspecte care nu îi interesează trebuie pusă în contextul potrivit, cu toate cuvintele potrivite, facută la momentul potrivit şi de către oamenii potriviţi, astfel încât să ne asigurăm că mesajul transmis este recepţionat. Dacă pentru publicul clasic instrumente precum Intranetul şi prezentările Power Point pot funcţiona în continuare, pentru generaţia Millennials este un must să comunici valorile şi programele companiei prin intermendiul social media sau al interacţiunilor live cu rol de engagement, în cadrul unor evenimente auxiliare / externe companiei – de exemplu : Competiţia de fotbal şi de majorete între echipe formate din angajaţi DHL – Eurosoccer – are loc anual la Lommel  în Belgia sau Maratonul DHL Ştafeta Carpaţilor – din iunie, de la Poiana Braşov.

Cum se traduce walk the talk în comunicarea internă?

În viaţă, şi nu doar în comunicarea internă, pentru a fi convingător trebuie, în primul rând, să ştii să asculţi şi să o faci cu adevărat, să crezi tu ceea ce spui şi să demonstrezi că şi faci ceea ce spui că ar trebuie făcut. Când vine vorba exclusiv despre comunicare internă, acest lucru este cu mult mai important, pentru că nu reuşeşti niciodată să transmiţi un mesaj pe care nu îl înţelegi sau nu îl crezi în primul rând tu. Asertivitatea ajută mult în transmiterea mesajelor, capacitatea de a asculta ajută enorm, dar acestea nu pot veni din altceva decât din ceea ce numim acum « walk the talk ». Şi nu e tocmai greu să faci aceste lucruri, deşi nu toată lumea va fi de acord cu o astfel de părere.

Cam ce trebuie să înţeleagă tinerii colegi care vor să devină comunicatori interni?

Multora comunicarea internă li se pare destul de grea. Este, însă vorba, doar despre oameni. Despre oamenii care transmit mesaje, facilitând actul de comunicare şi despre oamenii cărora le sunt adresate aceste mesaje. Comunicatorii trebuie să asculte atât mesajul care trebuie transmis, cât şi pe cei cărora li se adresează, să înţeleagă mesajul, dar şi audienţa, să creadă mesajul, dar şi părerea celor care îl primesc şi să transmită mesajul, dar şi emoţia creată. Cei care facem comunicare internă trebuie să înţelegem că nu este vorba niciodată doar despre părerea noastră, despre ce credem sau simţim noi, ci despre ce înţeleg, cred şi simt cei cu care comunicăm. Este vorba aşadar de respect, o valoare pe care comunicatorul intern o are, o impune şi o promovează atunci când vine vorba de comunicare internă. Şi de aici mai departe … totul e simplu.


 

Interviu realizat de Dana Oancea. Copyright PR Romania.

Parteneri

 logo_raiffeisen  Logo-McCannPR PNG  Practice MSL logo 2  Graffiti PR logo-1   EY Logo RGB                    

siglaBT noua     rd_logo  dccom LOGO nou site