22102020

Back Eşti aici:Home Articole Comunicare interna Elemente de bază în comunicarea internă

Elemente de bază în comunicarea internă

Pin It

Programul de comunicare internă de la schiţa iniţială, stabilirea obiectivelor, obţinerea acordului managementului, folosirea celor mai potrivite instrumente, dilema public intern sau extern, găsirea partenerilor potriviţi şi gestionarea aşteptărilor. 

tricia_boydPrimul pas: planul de business al companiei
Comunicarea internă începe cu planul de business al companiei. Acordul şi susţinerea managementului sunt elemente fundamentale în programul de comunicare internă. Este esenţial să stabilim de la început în ce etapă este implicat managementul şi care ar putea fi impactul asupra acestuia.

Cum comunică organizaţia în acest moment?
A doua prioritate este evaluarea situaţiei actuale a comunicării în organizaţie. Cunoaşteţi mijloacele şi instrumentele de comunicare folosite în organizaţie şi felul în care angajaţii le percep? Sunt angajaţii informaţi pe măsura aşteptărilor şi nevoilor? Cunosc angajaţii ultimele decizii şi modificări? Există un forum unde angajaţii au posibilitatea să îşi exprime opiniile şi să fie ascultaţi? Răspunsurile la aceste întrebări sunt esenţiale pentru un program de comunicare internă, iar auditul este o modalitate eficientă de a le verifica.

Obiective clare şi cuantificabile
Stabiliţi obiective clare pentru a vă putea convinge managementul să vă acorde bugetul de care aveţi nevoie. Gândiţi-vă întotdeauna la ce doriţi să obţineţi şi cum puteţi măsura succesul. Modalităţile de evaluare pot fi multiple de la cele directe, cum ar fi întâlnirea lunară a colectivului care realizează newsletterul, la activităţi mai complexe precum instruirea managerilor prin traininguri despre cum să comunice eficient ceea ce aşteaptă de la subordonaţi. Este de preferat ca modalităţile de evaluare în comunicarea internă să fie apropiate de cele folosite în mod curent în organizaţie.

Validaţi-vă mesajele!
Coerenţă între comunicarea internă şi cea externă! Deşi mesajele sunt diferite, este important ca ele să nu se contrazică, ci să se susţină reciproc. Mesajele interne vor fi mai mult discutate decât cele externe. Angajaţii verifică dacă ceea ce s-a comunicat este real şi vor cere dovezi pentru ceea ce li se spune. Spre exemplu, dacă unul din mesajele interne ale companiei ar fi "Suntem un angajator lider pe piaţa locală", trebuie să ne asigurăm că este şi real. Factori precum salariile angajaţilor, condiţiile de muncă, ocuparea posturilor vacante cu personal calificat, politicile de recrutare a personalului, colaborarea cu comunitatea locală, durata de muncă şi oportunităţile de training pot dovedi că mesajul este real.

Atingeţi-vă integral publicul intern!
Foarte multe organizaţii au angajaţi care lucrează fie pe teren, fie în deplasări foarte dese. Un program de comunicare internă eficient trebuie să implice toţi angajaţii companiei, chiar dacă aceştia îşi desfăşoară activitatea la sediu sau în afara organizaţiei, precum personalul care lucrează în vânzări, tehnicieni şi ingineri care lucrează pe teren, persoane care lucrează la domiciliu, angajaţii din sucursale, centre de distribuţie şi service, personalul în concediu medical sau de maternitate. Dacă aveţi de transmis un mesaj într-o anumită zi sau la o anumită oră, aveţi în vedere cum puteţi comunica cu cei care nu se vor afla la locul de muncă în respectivul interval de timp.

Public intern sau public extern?
Publicul intern este cel puţin la fel de important ca şi cel extern: angajaţii unei companii sunt cei mai buni ambasadori ai acesteia. Acest lucru trebuie să se reflecte atât în comunicarea internă cât şi în cea externă. Una dintre cele mai grave erori în comunicare este ca angajaţii să afle din presă de schimbările din organizaţia lor.

În cazul în care diferenţierea dintre publicul extern şi cel intern devine neclară, trebuie să vă adaptaţi politica de comunicare organizaţională. Există posibilitatea ca organizaţia să lucreze cu distribuitori şi agenţi specializaţi, administratori externi ai site-ului sau personal extern, aparţinând unei alte companii dar care reprezintă organizaţia dumneavoastră şi poartă uniforma acesteia. Pe de altă parte, companiile care activează în consultanţă sau în domeniul serviciilor externalizate, vor avea angajaţi care vor reprezenta atât organizaţiile lor cât şi clienţii acestora.

Comunicarea multi-direcţională
Indiferent de cât de eficiente sunt instrumentele şi canalele de comunicare şi indiferent cât de clare sunt mesajele, comunicarea devine dificilă în momentul în care compania nu are o structură bine organizată care să coordoneze activitatea de comunicare. Auditul de comunicare premergător strategiei de comunicare va evidenţia eficienţa respectivei structuri din organizaţie. Întrucât comunicarea este un proces complex, este important să dezvoltăm structuri care permit şi încurajează un feed-back continuu.

În general, oamenii consideră comunicarea interpersonală cu managerii lor mult mai importantă şi mai eficientă decât cea scrisă pe hârtie sau electronică. Impactul este mult mai mare când managementul discută direct cu angajaţii decât prin intermediul unui mesaj general sau intermediari. În realizarea unui program de comunicare internă trebuie avute în vedere aceste aspecte de eficientizare a mesajelor şi de relaţionare directă cu angajaţii.

Găsiţi parteneri în comunicarea internă
Comunicarea internă este o muncă de echipă. Fiind un proces complex, aceasta necesită implicarea mai multor departamente cum ar fi HR, management, IT pentru comunicarea electronică atât pe site-ul organizaţiei cât şi pe intranet, financiar, pentru anumite activităţi fiind nevoie de o schimbare de buget aprobat, departamentele care asigură interfaţa cu exteriorul cum ar fi recepţia, vânzările sau client service.

Comunicatorii externi
Este important să aveţi o bună relaţie cu organizaţiile care vă asigură comunicarea externă sau cu consultanţii externi din marketing. Activităţile şi mesajele de comunicare internă trebuie să fie legate de cele externe astfel încât să evitaţi confuzia şi conflictele.

Dacă nu aveţi consultanţi de comunicare externi este indicat să angajaţi o firmă sau un consultant independent care să vă ajute să implementaţi programul şi să vă asigure o expertiză obiectivă pentru a vă îmbunătăţi activitatea.

Folosiţi instrumente adecvate
Analizaţi mai întâi situaţia şi apoi decideţi de ce anume are nevoie organizaţia dvs.. Multe organizaţii folosesc intranetul şi e-mail-urile datorită rapidităţii şi uşurinţei cu care pot fi utilizate. Cu toate acestea, în cazul în care există angajaţi în organizaţie care nu au acces la internet, trebuie să găsiţi soluţii alternative de a comunica cu aceştia. Întâlniri cu echipa de departament, şedinţe, întâlniri între departamente, reviste şi publicaţii interne, ecrane cu plasmă, TV intern, acolo unde este cazul, avizierele şi scrisorile sunt doar câteva instrumente de comunicare internă. Aveţi în vedere întotdeauna ceea ce se potriveşte organizaţiei şi ce resurse puteţi aloca, şi nu ceea ce este la modă.

Rezultate imediate
Planul iniţial trebuie să includă şi câteva rezultate pe care să le puteţi prezenta repede în termeni de buget cheltuit. De asemenea, veţi avea în vedere şi rezultatele pe termen lung – efecte în schimbarea climatului şi culturii organizaţionale. În plus, rezultatele pe termen scurt ale succesului programului vor creşte încrederea în necesitatea comunicării interne şi le veţi putea folosi când veţi cere un buget mai mare.

Feriţi-vă de iniţiative superficiale!
Programele de comunicare internă sunt adesea iniţiative exagerate şi nerealiste ale managementului lansate cu cuvinte mari pentru ca apoi să dispară cu totul după câteva luni. Nu vă ambiţionaţi în stabilirea obiectivelor, nu lansaţi programe nerealizabile sau neadecvate contextului organizaţional. Un program pe care îl puteţi realiza în mai multe etape şi pe care îl veţi dezvolta ulterior vă va aduce mai multe beneficii şi va fi mult mai credibil decât unul lansat fastuos. În momentul în care veţi avea un rezultat pozitiv cu un program de mai mică amploare, oamenii vor avea mai multă încredere şi vă vor sprijini fără a avea acea atitudine ironică "altă iniţiativă a managementului".

Repetaţi clar mesajele
Evitaţi să vă prezentaţi diferit mesajele sau în cadre narative distincte. Un mesaj transmis o singură dată nu este suficient. În plus, aveţi în vedere faptul că în organizaţie vin noi angajaţi care nu au cum să ştie ce aţi comunicat înainte. Asiguraţi-vă că noii membrii primesc mesajele importante.

Creativitate
Comunicarea internă are nevoie de creativitate la fel de mult ca şi comunicarea externă. Publicul intern trebuie să fie captat şi stimulat la fel ca şi cel extern. Nu confundaţi însă creativitatea cu luxul. Un buget mare nu înlocuieşte creativitatea, din contră poate fi văzut ca o risipă. Pe de altă parte însă, lipsa fondurilor poate induce ideea că angajaţii nu reprezintă o prioritate pentru companie.

Folosiţi un limbaj adecvat
Există posibilitatea ca mesajele de comunicare internă să fie văzute ca aparţinând managementului. Această problemă apare din cauza limbajului folosit în comunicarea internă. Termeni specifici managementului şi unii termeni de jargon pot fi utilizaţi la nivelul comunicării intermanageriale, însă aceştia sunt adecvaţi exclusiv pentru angajaţii din management. Întotdeauna folosiţi întrebarea: "Ce înseamnă acest lucru pentru mine?" şi daţi răspunsul într-un limbaj simplu şi clar.

Gestionaţi aşteptările
Multe programe de comunicare internă au la bază obiective spectaculoase şi aşteptări foarte mari. Trebuie să gestionaţi cu mare atenţie auditul de comunicare sau chestionarele interne. În momentul în care aveţi astfel de cercetări interne, stabiliţi un calendar clar astfel încât angajaţii să ştie pentru ce au fost date chestionarele, cum vor fi ele analizate, când se află rezultatele cercetării, cine vede aceste rezultate, sunt sau nu chestionarele nominale şi ce se întâmplă mai departe în urma cercetării. În general, oamenii se aşteaptă ca după ce răspund la un chestionar să vadă rezultate imediate. Trebuie să explicaţi clar ce va urma astfel încât să nu se creeze aşteptări care nu vor putea fi împlinite.


Copyright 2007 Forum for International Communications

Pin It

Parteneri

Logo Vodafone    BT Logo Aliniat Central          Oxygen Logo nou     BDR 25 years logo web