29092020

Back Eşti aici:Home Articole Comunicare interna Comunicator într-o companie cât un oraş

Comunicator într-o companie cât un oraş

Pin It
dana_banuta_2Cum reuşeşti să transmiţi informaţia cât mai clar şi în timp util către 27.000 de oameni? Dar dacă aceştia sunt răspândiţi în toată România? Şi dacă mai fac şi parte din categorii profesionale dintre cele mai variate, de la sondori la economişti, de la muncitori în rafinărie la „gulere albe”? Cum ştii dacă mesajul tău a ajuns la ei, dacă l-au înţeles şi dacă instrumentele pe care le foloseşti sunt cele mai potrivite?

Cele de mai sus reprezintă doar o mică parte a problemelor pe care mi le-am pus atunci când am devenit responsabilă cu comunicarea internă în cadrul celei mai mari companii din România.

Ca o curiozitate, am căutat clasificarea oraşelor din România în funcţie de numărul de locuitori. Am constatat, cu surprindere, că 184 dintre cele 263 de oraşe au mai puţini locuitori decât totalul angajaţilor Petrom! Deci, comunicarea noastră internă trebuie să atingă populaţia unui oraş mediu, risipită prin toată România! Dificil, dificil, dificil, mi-am spus. Dar, dacă faci comunicare, genul acesta de ocazii nu apar de două ori în viaţă!

La Petrom, suntem o adevărată comunitate, care împărtăşeşte aceleaşi valori şi ai cărei membri se dezvoltă împreună. Ca în orice altă comunitate, informaţia trebuie să circule. Mai mult,  pentru echipa de comunicare internă este foarte important „să audă” şi ceea ce angajaţii nu spun. Ne adaptăm în funcţie de grupurile cărora ne adresăm şi folosim un mix complex de comunicare pentru a ajunge, dacă vreţi, la sufletul colegilor noştri. Un angajat e plătit pentru ceea ce produce şi apreciat pentru ceea ce este. Fără apreciere, salariul angajatului nu face doi bani!

 

Clasicii comunicării interne

Ca orice companie, folosim mijloace clasice de comunicare internă: revista internă, intranet, scrisori interne, postere şi broşuri.


Şi avem Impact

De ce? Pentru ca aşa se numeşte revista noastră internă: Impact.
Aceasta apare o dată la două luni şi conţine informaţii despre proiectele companiei, obiectivele strategice, evenimentele din organizaţii, dar şi din viaţa personală a angajaţilor. Scriem despre colegii recent promovaţi, dar relatăm şi povestea celor proaspăt căsătoriţi. Scriem despre pasiunile lor, de la alpinism pe Himalaya, la construirea de biserici în timpul liber. Am încercat să facem din această revistă o combinaţie reuşită de subiecte de business şi „mondenităţi”. Tot acest conţinut se publică în 7500 de exemplare, iar revista e disponibilă şi în variantă online.


Comunitatea online

Apropo de online, Intranetul este un alt mod prin care colegii noştri află ceea ce îi interesează despre viaţa companiei şi nu numai. Avem chiar şi o secţiune „Bazar”, în care angajaţii pot plasa anunţuri de vânzări sau pot schimba informaţii despre călătorii, muzică, sport, maşini, copii, etc. Intranetul este cel mai utilizat canal de informare: peste 15.000 de colegi au acces la el. Pentru mine, acest tip de comunicare reprezintă viitorul.


O scrisoare găsită, nu pierdută

Pentru a transmite rapid informaţiile de maximă importanţă, folosim Scrisoarea Internă, document oficial standard, trimis prin e-mail. E un intrument de comunicare internă de care  încercăm să nu abuzăm. Oamenilor nu le place să fie bombardaţi cu astfel de scrisori. Există riscul ca mesajele să fie ignorate sau considerate ca lipsite de importanţă. Informaţiile esenţiale ajung până la colegii care lucrează la sonde, în cele mai îndepartate zone ale ţării. O întreagă reţea de comunicatori, care acoperă „harta” locaţiilor Petrom, se ocupă cu succes de distribuirea materialelor informative, printate şi puse la avizierele din toate punctele noastre de lucru.


Şi, totuşi, ce ne face diferiţi?

Când ai atât de mulţi angajaţi şi o răspândire geografică atât de vastă a companiei cauţi mereu metode de comunicare nemijlocită între management şi oameni. Noi ne asigurăm că informaţia circulă bidirecţional. De aceea, am introdus în 2009 un instrument inovator de comunicare: Chat online cu CEO-ul.  Directorul general al Petrom discută timp de o oră pe lună, direct cu angajaţii, printr-o aplicaţie disponibilă pe Intranetul companiei. Temele de discuţie le aleg tot salariaţii, prin vot online pe Intranet. Chat-ul are un mare succes printre colegi. Cele 5 sesiuni organizate până acum au fost urmărite în direct de 3.500 de angajaţi din toată ţara şi din străinătate, din Viena sau din Kazakhstan.

Cum nu toţi angajaţii au acces la Intranet prin natura activităţii lor, organizăm lunar o sesiune de discuţii informale între top management şi angajaţi, în diferite locuri din ţară. CEO-ul companiei vizitează puncte de lucru, unde discută faţă în faţă cu angajaţii, de la simpli sondori până la directori locali. Este uimitor cât de mult se schimbă percepţia oamenilor despre management atunci când există interacţiune directă, ocazia de a pune întrebări „şefului cel mare” şi de a primi răspunsuri. Se creează legături pe care altfel nu le poţi fabrica oricâtă comunicare ai face.

Sigur, există şi o categorie de colegi care nu au acces la Intranet şi nici nu reuşesc să ajungă la aceste întâlniri. Cu aceştia comunicăm prin fluturaşul de salariu. Mai precis, în plicul în care angajaţii primesc fluturaşul de salariu, introducem diverse materiale informative. Astfel, ne asigurăm că informaţia respectivă ajunge la fiecare coleg. Cine nu deschide plicul pe care îl aşteaptă cu mare nerăbdare în fiecare lună? Suntem atenţi să evităm şi în acest caz  folosirea abuzivă  a acestui instrument, pentru a nu-i diminua din impact.

"Cea mai mare problemă în comunicare este iluzia că aceasta a fost îndeplinită."- George Bernard Shaw

Să nu vă închipuiţi că noi am atins perfecţiunea! Suntem în permanenţă deschişi la noi idei şi întotdeauna cerem feedback colegilor noştri pentru a învăţa din greşeli. Desfăşurăm periodic audituri de comunicare internă prin care vrem să ştim ce merge bine şi ce trebuie îmbunătăţit.

Să faci comunicare internă într-o companie cât un oras de mare este complicat şi foarte sensibil. Poate fi oricât de dificil dar, cu siguranţă, nu este plictisitor! Şi dacă nu este plictisitor, atunci este perfect pentru mine! Ceea ce trebuie să înţeleagă marile companii din România este că atunci când comunicarea cu angajaţii tinde să se situeze aproape de zero, atunci este de aşteptat ca şi succesul să întârzie să apară.



La doar 29 de ani, Dana Bănuţă conduce activitatea de comunicare internă din cea mai mare companie din România: Petrom. Deşi comunicarea internă este specialitatea ei doar de un an, a reuşit să implementeze noi canale de comunicare şi să dezvolte proiecte care au înlesnit o comunicare mai eficientă în cadrul companiei.

Înainte de a accepta această nouă provocare în cariera sa, Dana a condus timp de 2 ani echipa care a implementat proiectele Petrom de responsabilitate socială corporatistă (CSR). Aceşti doi ani, plini de provocări, dar şi de realizări, au făcut ca trecerea către domeniul comunicării interne sa fie una naturală.

2003 marchează anul în care Dana s-a alăturat echipei Petrom. Primii 3 ani a făcut parte din departamentul de Strategie, unde a lucrat mai întâi ca economist si apoi ca specialist strategie.

Înainte să facă parte din cea mai mare companie din România, timp de 2 ani, Dana a lucrat ca traducător autorizat de limba engleză şi ca asistent PR al Centrului Internaţional de Conferinţe al Camerei Deputaţilor.

În 2003 a absolvit Facultatea de Relaţii Economice Internaţionale, iar în 2007 a obţinut diploma de Master în Management Financiar şi Pieţe de Capital la Academia de Studii Economice Bucureşti.

Pin It

Parteneri

Logo Vodafone    BT Logo Aliniat Central          Oxygen Logo nou     BDR 25 years logo web