06122016

Back Eşti aici:Home Dezbateri Dezbateri actuale Termenele de plata in PR

Termenele de plată şi industria de PR – o dezbatere care trebuie purtată

scaune etica

Se discută tot mai apăsat despre responsabilitatea morală pe care trebuie să şi-o asume companiile faţă de grupurile şi organizaţiile afectate de deciziile lor de business. Se vorbeşte tot mai des despre investiţiile sociale pe care le fac firmele ca replică la cerinţele morale tot mai mari ale grupurilor co-interesate.

Dar dincolo de sumele de bani şi zilele de muncă voluntară investite de companii în folos comunitar, toate surprinse în rapoarte de CSR şi infografice frumos ticluite, machetate şi auditate, se vorbeşte mult prea puţin despre termenele de plată întâlnite în relaţia client-furnizor, în general, şi în raportul client-agenţie, în particular. Cât despre încărcătura etică a acestor termene pentru instituţia parteneriatului, aceasta este un subiect şi mai puţin explorat.

30, 60, 90, 120 sau XXL în relaţia client-agenţie. Despre conotaţiile lui ‘rezonabil’, ‘fair’, ‘sustenabil’ şi ‘etic’ în practica plăţilor

Dintr-o analiză recentă PR Romania rezultă că agenţiile de PR autohtone agreează în relaţia cu clienţii termene de plată de 30, 60, 90, 120 de zile sau chiar mai lungi. Există desigur şi excepţii când efectuarea plăţii se face în mai puţin de 30 de zile de la facturarea serviciului de PR. În cele mai multe cazuri însă, avem de-a face cu o asimetrie financiară în care un business mic pre-finanţează, de regulă fără dobândă, un business mare, o practică care obligă cele mai multe agenţii să-şi regândească managementul resurselor şi al cash flow-ul pentru a funcţiona. Urmărind dezbaterile industriei britanice de PR care au loc la acest moment în jurul aspectului etic asociat practicii plăţilor şi dacă le comparăm cu dezbaterile mai largi despre etică în afaceri în relaţia client-furnizor, toate acestea ne indică o practică generalizată pe care o regăsim în aproape toate industriile de PR, indiferent de talie şi gradul de maturizare.

Cât despre interpretarea „normalităţii“ în practica plăţilor, aceasta a evoluat vizibil spre relativizare, termenele de plată cunoscând o extindere în ultimii ani, chiar şi după depăşirea momentului de criză 2007/2008, când multe corporaţii, în frunte cu directorii lor financiari, au simţit masiv presiunea asupra cash flow-ului. Conform publicaţiei americane, CFO Magazine, până la momentul crizei financiare, multe corporaţii priveau cu reticenţă extinderea termenelor de plată, temându-se că vor pierde furnizori valoroşi şi că se vor confrunta cu o creştere a tarifelor practicate de către aceştia. Doar că aceste argumente au pierdut teren în faţa perspectivei de a-şi securiza capitalul operaţional şi rezervele de cash. Din acest moment, au început să-şi informeze furnizorii despre intenţia de extindere a plăţilor, de la 30 la 45 de zile, de la 60 la 90 de zile, de la 90 la 120 de zile, în funcţie de pragul de referinţă iniţial. Şi, spre marea lor surprindere, planul a funcţionat destul de bine.

Situaţiile pe care le-am inventariat până acum pe baza chestionarelor returnate de 20 agenţii locale de PR şi 2 agenţii de branding de top demonstrează că şi în România există o practică nesatisfăcătoare a plăţilor în raportul client-agenţie, cu implicaţii economice multiple, în general, şi pentru instituţia parteneriatului, în particular.  

„Personal, în ultimii 10 ani nu am văzut o scădere a acestor termene la o companie sau la alta, ci dimpotrivă”, comentează Bogdan Tomoiaga, Graffiti PR. Alexandru Păiuş, Image PR, estimează un termen mediu de plată la nivelul pieței de ca. 70 de zile de la data facturării.

„Companiile de PR din România, cu activitate de 20 se ani, au traversat mai multe etape: de la formarea pieţei serviciilor de comunicare (…), la apariţia competiţiei, urmate de şocul crizei economice şi de perioada de după: ‚noul normal’. Pe parcursul acestor 2 decenii, bugetele şi termenele de plată au fluctuat de la caz la caz şi periodic. 30/60/90 ... îmi sugerează de fiecare dată regulile de participare la un concurs de frumuseţe. Cine nu a trecut prin acest test de anduranţă? (…) Este o realitate din care facem parte toţi, se pare - şi nu este deloc uşor“, comentează Silvia Bucur, Prais Corporate Communications.

Oana Bulexa, MSLGroup The Practice, apreciază că termenul de plată care permite unui business de servicii să aibă un flux financiar normal, sanătos, fără sincope, este de 30 de zile, direct corelat cu termenul de achitare a majorităţii cheltuielilor firmei, care este tot de 30 de zile. Dincolo de acest termen, vorbim despre periclitarea stabilităţii financiare a agenţiilor, periclitarea siguranţei locurilor de muncă, periclitarea reputaţiei în raport cu furnizorii, apreciază Oana.

Eliza Rogalski, Rogalski Damaschin Public Relations, adaugă: „Un termen de plată sustenabil nu trebuie să depășească 30 de zile de la data facturării, iar asta dintr-un motiv foarte simplu – toate cheltuielile pe care o agenție trebuie să le facă pentru a livra serviciul respectiv se înregistrează si se execută în luna respectivă și încă 25 de zile după încheierea acesteia – începând cu plata salariilor și terminând cu plata impozitelor și taxelor către buget”.

„Agrearea unui termen de plată de maximum 30 de zile ar fi cu siguranță cel mai sănătos mecanism pentru cash flow-ul agențiilor de PR, pentru care de multe ori o întarziere majoră ar duce la incapacitate de plată. Din experiența noastră, termenele de plată variază între 15 și 90 de zile. Sunt, într-adevăr, cazuri în care se întârzie din diferite motive, pe care le analizăm punctual și decidem cum să continuăm colaborarea”, susţine Ruxandra Marin, Oxygen PR.

Gabriela Lungu, international creative specialist, comentează: „Cel mai lung termen de plată care mi-a fost solicitat de către un client în contract, ca regulă a colaborării (şi nu ca excepţie pentru vreo situaţie anume), pe vremea când lucram în ţară, a fost de 180 de zile. Şi termenul era solicitat nu doar pentru fee-urile agenţiei, ci şi pentru orice cost pe care agenţia îl avea cu terţii în interesul clientului. (...) Mi-aduc aminte că ne-am luptat mult să reducem termenul de plată. I-am explicat celui de la departamentul de procurement că o firmă locală mică, aşa cum era a noastră, cu 15 angajaţi, nu poate acţiona ca o banca de credit pentru firma gigant pe care el o reprezintă. I-am explicat că nu e corect să-şi regleze cash flow-ul pe seama noastră. Că nu putem impune mai departe, către partenerii noştri, genul ăsta de termen de plată – 1. pentru că n-ar fi corect şi 2. pentru că probabil mulţi parteneri (şi mai ales cei foarte buni la ceea ce fac) ar refuza să colaboreze cu noi şi deci asta ne-ar reduce posibilităţile de a livra la rândul nostru servicii de calitate pentru el, clientul.”

Cadrul legal

Conform informaţiilor furnizate de Anca Melinte, Senior Associate, Ţuca Zbârcea & Asociaţii, „în legislația românească, termenele de plată din raporturile contractuale între profesioniști sunt reglementate de Legea Nr. 72/2013 privind măsurile pentru combatera întârzierii în executarea obligațiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contractele încheiate între profesioniști și între aceștia și autorități contractante. Acest act normativ prevede că, în raporturile dintre profesioniști, termenul contractual de plată nu poate fi mai mare de 60 de zile. Cu titlu de excepție, se poate agrea un termen mai mare, sub rezerva ca o atare clauză să nu fie abuzivă, adică să nu se stabilească, în mod vădit inechitabil pentru creditor, termenul de plată, nivelul dobânzii penalizatoare sau al daunelor-interese suplimentare.“
 
„Scopul apariției Legii Nr. 72/2013 este acela de a proteja anumite categorii de profesioniști care ar putea să se afle într-o situație dezavantajoasă în negocierea și încheierea unui contract (de exemplu, întreprinderi mici și mijlocii, IMM-urile). Altfel spus, legiuitorul are cunoștință de faptul că la încheierea contractelor, părțile pot să nu se afle pe picior de egalitate, astfel încât în cursul negocierilor o parte poate să își impună proprii termeni. Protecția oferită are, însă, caracter relativ, întrucât, așa cum menționam mai sus, se pot agrea termene de plată mai mari de 60 de zile în măsura în care o asemenea prevedere contractuală nu are caracter abuziv. Caracterul abuziv al prevederii se apreciază prin raportare la criterii precum (a) abateri grave de la practicile statornicite între părți, (b) nerespectarea principiului bunei-credințe și a principiilor de diligență în executarea contractelor, ori (c) poziția dominantă a contractantului în raport cu o întreprindere mică sau mijlocie. În timp ce criteriile de mai sus ar permite instanțelor o apreciere complexă asupra situației de fapt la încheierea contractelor, după știrea noastră, până în prezent, nu există o jurisprudență consistentă de aplicare a Legii Nr. 72/2013.“, completează Anca Melinte.  

Industria britanică de PR consideră neetice termenele de plată care depăşesc 30 de zile

Citeam la începutul lunii aprilie despre o campanie a industriei britanice de PR iniţiată de PRCA, prin care clienţii sunt chemaţi să semneze Government’s Prompt Payment Code, un set de standarde în practica plăţilor, şi să-şi asume plăţi în termen de maxim 30 de zile pentru serviciile de PR contractate. Campania are la bază un nou studiu în rândul membrilor PRCA care indică existenţa unor plăţi peste termenul de 30 de zile pentru 1 din 4 agenţii participante.

Acelaşi studiu ne mai spune că 17% dintre agenţiile participante consideră neetice plăţile care depăşec termenul de 30 de zile, în timp ce 36% dintre agenţii etichetează plăţile de peste 60 de zile tot în registrul neetic.

Francis Ingham, directorul PRCA, declara la lansarea campaniei: “Mulţi clienţi tratează termenele de plată ca pe o pârghie de reglare a propriului cash flow. Este neetic să exploatezi agenţiile de PR în acest fel, foarte multe dintre acestea fiind IMM-uri. Îndemn companiile să adere la standardele Prompt Payment Code. Îndemn guvernul să transforme plăţile prompte într-o cerinţă legală, nu doar una voluntară”. Printre companiile britanice care au semnat Prompt Payment Code se numără BT, Diageo, Direct Line Group, John Lewis Partnership, Marks & Spencer, National Grid, Shell UK, Unilever, Vodafone şi Yahoo.

Realitatea este că, în practica de afaceri a ultimilor ani, foarte multe companii au ajuns să considere „normale“ plăţile de 60, 90 sau chiar de 120 de zile. Asimetria relaţiei client-agenţie în termeni de rol, putere şi resurse înhibă adesea instituţia parteneriatului autentic, multe agenţii aflându-se în inferioritate de resurse şi în imposibilitatea de a emite critici la adresa partenerului mai „puternic“ din teamă de a nu pierde business.  

Implicaţiile economice ale fenomenului nu sunt neglijabile. Chiar dacă nu deţinem date concrete despre amploarea problemelor de finanţare ale industriei autohtone de PR, putem lua ca referinţă câteva cifre furnizate de britanicul BACS (the bank automated clearance scheme) care ne indică un grad mediu de îndatorare companie - IMM de ca. 31.000 de lire/an, cf. datelor disponibile în 2013. Extrapolând, vorbim de ca. 30 de miliarde de lire, sumă pe care corporaţiile o datorau în 2013 IMM-urilor britanice la nivelul întregii economii.

Etic şi neetic în practica plăţilor

Graniţa dintre etic şi neetic în practica plăţilor furnizorilor este greu de stabilit şi este şi mai greu de spus peste ce limită vorbim de o practică neetică. Totuşi, se poate considera că plăţile peste un termen rezonabil sau întârzierile la termenele de plată deja agreate fără acoperirea dobânzii aferente şi fără un temei valid şi legitim ţin de sfera eticii în afaceri şi exemplifică cât de găunosă poate fi asumarea strict declarativă a standardelor etice de către o organizaţie în lipsa unor practici pe măsură.

Mihai Bogdan MBA, CFO Brandient, apreciază că avem de-a face cu o problemă de etică în afaceri, atunci când firme foarte puternice şi solide financiar impun termene de plată excesiv de lungi unor firme mici şi mijlocii, practic fiind creditate fără dobândă de acestea din urmă. Cătălina Rousseau, BDR Associates, pune sub semnul întrebării aspectul etic în execuţia contractului atunci când actul de întârziere a plăţii este unul deliberat şi premediat.

Philippa Foster Back, director al UK Institute of Business Ethics, declară pentru PR România: „Întârzierea plăţilor sau fixarea unor termene de plată disproporţionate pentru talia şi puterea financiară a furnizorului sunt un abuz ‘de putere’ şi reflectă un corportament lipsit de înţelegere din partea acelor clienţi care cred că ‘deţin toate cărţile’ într-o relaţie de parteneriat. Aceşti clienţi îşi plătesc furnizorii cu întârziere pentru a-şi regla propriile probleme de cash flow, punând riscul financiar pe furnizori, ceea ce este un abuz de încredere. O organizaţie care abordează etic practica de business va considera plata promptă a furnizorilor un element esenţial al eticii în afaceri.”  

“Eu, companie mică, un David pe piaţă sunt practic chemată să creditez fără comision un Goliat, o instituţie cu o cifră de afaceri de câteva sute de ori mai mare decât a mea. Nu există o justificare rezonabilă a unui astfel de comportament. O relaţie de acest gen nu este niciodată una de parteneriat. David apelează la Goliat ca la o insitituţie financiară non-bancară şi, de multe ori, îşi face evenimentele sau producţia pe credit. Acest lucru îl poate aduce pe David în colaps financiar”, comentează Cristina Hanganu, 2activePR.

„Există în dreptul comercial conceptul de prevederi echilibrate, un fel de « ce ţie nu-ţi place altuia nu face ». Când prevederile contractuale împiedică buna desfăşurare economică a activităţii - poate că se pune şi problema de etică.“, susţine Crenguţa Roşu, DC Communication.

Raluca Mihălăchioiu, Public Advisors, adaugă: „Devine extrem de nedrept ca nişte companii mari să trăiască pe spatele unor companii de dimensiunea agenţiilor de PR. Ceea ce pentru ei poate fi considerat ‘peanuts’, pentru noi e seva organizaţiei. Întârzierile de plată generează un cash flow neregulat care afectează extrem de mult o companie de consultanţă.”  

Într-o relaţie autentică de parteneriat există o tensiune benefică între client şi agenţie care se reflectă în cele din urmă în soluţiile propuse şi implementate şi în beneficiile mutuale ale raportului celor doi. Dacă clientul recurge la termene de plată în favoarea sa, dar în defavoarea netă a agenţiei, punând întregul risc financiar pe furnizori, asistăm la un abuz de încredere într-o relaţie care se vrea de „parteneriat“.

„Dincolo de industria noastră, consider că în orice piață impunerea unor termene care ‚sufocă’ un furnizor amenință serios valorile de parteneriat și dezvoltare durabilă pe care le întâlnim în atâtea coduri de etică. Desigur că în fiecare piață, pentru orice furnizor care refuză anumite condiții există alți potențiali 3 care vor accepta. Însă companiile responsabile trebuie să înțeleagă că această abordare nu face decât să erodeze din valoare pe termen lung.”, susţine Bogdan Tomoiaga, Graffiti PR.

Putem considera că termenele de plată se transformă într-o problemă etică în momentul în care ele devin nerezonabile şi abuzive pentru furnizor/prestator, aşa cum remarcă şi Ştefan Liuţe, Storience. “Dar responsabilitatea pentru această problemă este împărțită în mod egal între client și furnizor, pentru că unul cere, iar altul acceptă. Ca agenție, nu te poți aștepta de la client să nu aibă intenția de a obține cele mai bune condiții comerciale pentru serviciile tale. Dar poți să ai tăria de caracter și respectul de sine să nu accepți ceea ce consideri că este un exces sau un abuz“, adaugă Ştefan.

Şi pentru Eliza Rogalski „etica în afaceri e o chestiune care implică ambele părți.” „Cred că termenele de plată devin o formă de abuz atunci când atentează nu doar la propria ta sănătate financiară, ci și a celor din jur – începând cu concurența ta, furnizorii tăi și terminând cu angajații tăi. Și, ca orice formă de abuz, nu cel care abuzează este responsabil, ci cel care se lasă abuzat.“

Cristi Cretzan, Grayling, corelează practica termenelor de plată din partea marilor corporaţii cu supraoferta de servicii de PR: „Din păcate, au apărut peste noapte zeci de agenţii mici şi foarte mici, care pretind că pot oferi servicii de PR la costuri extrem de reduse. Aceast lucru a creat impresia unei supraoferte în piaţă şi a făcut ca departamentele de achiziţii ale marilor companii să încerce să impună condiţii contractuale cât mai avantajoase pentru companiile pe care le reprezintă. Problema etică nu este la cei care solicită termene cât mai lungi de plată, ci la cei care au creat această impresie falsă a supraofertei de servicii de PR. Cred că termenele de plată lungi nu sunt un lucru rău, în acest moment, dimpotrivă. Ele pot fi un mod natural de eliminare a celor care se angajează contractual să furnizeze servicii în condiţii pe care nu şi le pot permite, distorsionând piaţa.“

„Termenele de plată devin o problemă de etică din clipa în care nu sunt respectate și nu suntem anunțați că ele nu vor fi respectate pentru a accepta unele noi. Lucrăm pe foarte multe brief-uri de B2B și am o problemă ca agenția mea să comunice în piață pentru o companie care nu poate fi de încredere și cinstită cu partenerii săi de business”, observă Raluca Băilescu, MakeSense.

Oana Bulexa, MSL Group The Practice, semnalează: „Şi în business, ca şi în viaţă, rămân valabile aceleaşi principii sanatoase. Când eşti în necaz, cei de lângă tine îţi sar în ajutor. Se poate întâmpla ca respectivul client să aibă un neajuns, să aibă o problemă punctuală de cash flow. În astfel de situaţii, este de înţeles, este firesc să îi fii alături partenerului de business, chiar dacă şi o excepţie punctuală necesită un extra efort din partea agenţiei.
Dar nu îţi clădi fericirea pe nefericirea altuia. Uneori, termenele de plată mai lungi de 30 de zile nu au un fundament economic corect, etic, ci sunt impuse doar pentru a aduce avantaje financiare suplimentare companiei sau pentru a preîntâmpina propriile riscuri de cash flow.“

Leadership şi termene de plată

În cele mai multe cazuri, termenele de plată şi respectul datorat furnizorilor sunt decizii de management şi reflectă cultura organizaţională predominantă. Când ajung la concepte de etică în afaceri, companiile urmăresc de cele mai multe ori componenta potenţial „negativă“ a relaţiei lor cu angajaţii, transpusă în fraudă, mită sau corupţie. Dar, în realitate, există o serie de considerente aparent minore – precum termenele de plată - care dau nuanţa finală a culturii organizaţionale şi care erodează încrederea în instituţia parteneriatului.     

Decizii precum schimbarea ulterioară a termenilor contractuali, amânarea plăţilor, “pierderea facturilor” sau nederecţionarea promptă a acestora către plată pot părea într-un sistem de comparaţii mai amplu şi mai dramatic „decizii inofensive“. Doar că aceste decizii au scos ca. 4.000 de afaceri de pe piaţă britanică în anul de recesiune 2008, conform datelor furnizate de UK Institute of Business Ethics.

„Decizia de a nu plăti prompt furnizorii pentru un serviciu deja achiziţionat se ia la nivel de conducere şi se ramifică ulterior în departamentele care răspund de proiectarea şi derularea contractelor, până ajuge în final la contabilitate & financiar unde se apasă butonul de plăţi. O cultură a plăţilor întârziate este un exemplu de cât de putred poate fi discursul etic al unor companii şi cum se erodează cultura organizaţională din interior. Dacă furnizorii nu sunt trataţi cu respectul cuvenit, putem bănui că nici ceilaţi stakeholderi nu vor avea o soartă mai bună“, comentează Philippa Foster Back, director UK Institute of Business Ethics.

Păcate prin comisiune, păcate prin acceptare. Despre întârzierea plăţilor agreate contractual versus acceptarea unor termene lungi de plată

Un lucru este cert. Acceptarea unor termene de plată disproporţionate pentru talia şi puterea financiară a agenţiei şi/sau întârzierea plăţilor agreate contractual sunt practici dăunătoare industriei de PR pe termen lung. Dacă ar fi să le comparăm, termenele de plată disproporționate – chiar dacă agreate, apoi predictibile și mai ușor de înglobat în cash flow – sunt un fel de palmă la adresa întregii industrii, în timp ce întârzierea plăților reprezintă ceva mult mai... personal în relația client-agenție. Termenele lungi le mai poți înțelege; te gândești: ‚OK, e corporație, așa procedează cu toată lumea’. Neplata e ceva urât, de-a dreptul - comentează, Rareş Petrişor, Media Pozitiv.

Similar, „în vreme ce întârzierea plăţilor se penalizează prin contract, deci există o pârghie de intervenţie, termenele de plată se acceptă prin contract, deci în cazul lor nu există nicio pârghie de intervenţie”, susţine Oana Bulexa, MSLGroup The Practice.

Pentru unele agenţii, nu termenele în sine reprezintă o problemă, ci nerespectarea condiţiilor contractuale agreate iniţial şi în funcţie de care agenţia îşi face un plan financiar, faptul că uneori au loc depăşiri de luni de zile. “Faptul că acei clienţi răuplatnici menţionează lipsa bunăvoinţei tale de a înţelege prin ce probleme trec ei. Este adevărat, şi legislaţia se schimbă şi îi ia uneori pe nepregătite, având dintr-o dată noi taxe de plătit pe care nu le anticipaseră. Dar şi agenţia are, la rându-i, taxe de plătit. TVA-ul şi impozitul pe profit ce reiese din factura neîncasată tot pe 25 ale lunii se plătesc”, explică Tudor Dăescu, Dăescu Borţun Olteanu.

„Odată ce ţi-ai asumat prin contract un termen din varii motive, este un efort predictibil pentru care te poţi pregăti. Întârzierea plăţilor este un factor destabilizator pentru orice companie. În momentul în care nu încasezi la timp sumele care ţi se datorează eşti pus în situaţia în care trebuie să-ţi regândeşti toate plăţile catre furnizori şi să încerci să găseşti soluţii. Întârzierea plaţilor este un comportament iresponsabil – ea nu duce decât la haos şi permanentă negociere ‘la mica înţelegere’ pe piaţă.”, adaugă Cristina Hanganu, 2activePR.

„Atunci când o companie întârzie plata către o alta există un principiu clar în business: prima câștigă bani, a doua pierde bani. Fiecare zi de întârziere la plată ne costă, susţine Alexandru Păiuş, Image PR.

Nu de puţine ori, plăţile întârziate se datorează greşelilor umane – neînregistrarea facturilor, facturarea întârziată etc. „Extinderea termenelor de plată este în schimb o strategie de business. Însă ambele apasă pe cash flow-ul agențiilor și mai departe pe cel al furnizorilor/partenerilor. Nu în ultimul rând, ambele pun în pericol capacitatea industriei de a produce inovație şi riscă să aducă agențiile pe o poziție de prudență exagerată, putând duce chiar și la blocaje operaționale”, apreciază Bogdan Tomoiaga, Graffiti PR.

Pe lângă concepte sacre precum „etică în afaceri”, aş mai introduce unul: conceptul de „demnitate profesională“. Oricât ar părea de patetic şi de deplasat în lumea raporturilor asimetrice dintre „mic” şi „mare”, cred că este foarte important ca agenţiile să nu accepte termene de plată abuzive care le-ar plasa din start în poziţii de inferioritate şi care nu pot genera relaţii de parteneriat îndelungate şi acceptabile din punct de vedere moral.

„Dacă acceptăm să lucrăm pentru clienți care întârzie plățile fără să anunțe lucrul ăsta, ajunge să se vadă inevitabil în relația cu furnizorii noștri și, ulterior, în confortul nostru moral de a continua să livrăm pentru un astfel de client. A fost greu prima dată când am renunțat la un client “bun” care întârzia plățile mult peste termenele agreate fără să ne spună de ce, dar ne-a fost tare bine pe termen lung că am făcut-o și ne este în continuare bine pentru că nu lucrăm cu companii care nu știu să spună că nu pot face plăți la timp”, ne spune Raluca Băilescu, MakeSense.

„Cred că nici un client nu s-ar simți bine să știe că oamenii care lucrează pentru ei în agenție își pot lua salariul cu întârziere, că agenția cu care lucrează poate avea conturile blocate de fisc pentru neplată taxelor în fiecare lună pe data de 25. Până la urmă, problema plății la timp este o chestie de responsabilitate. Unii au înțeles-o, alții spun că nu e treaba lor, noi însă i-am lăsat liberi să-și găsească alți parteneri.”, adaugă Eliza Rogalski, Rogalski Damaschin PR.

Impactul termenelor de plată în factuarea lunară versus facturarea punctuală

În serviciile de comunicare lucrăm cu două forme de activitate în care termenele de plată au un impact diferit: activitatea recurentă pe baza unui fee lunar și activitatea de proiect cu facturare punctuală, explică Cătălin Pătrăşescu, SmartPoint. Pentru activitatea recurentă cele mai importante costuri vin din salariile consultanților, iar acestea nu pot fi întârziate. Aici, un termen de plată obișnuit care îți permite continuitate operațională se situează între 15 și 30 zile. În cazul proiectelor punctuale situația este diferită pentru că, pe lângă costurile fixe, se adaugă costurile din acel moment care trebuie susținute de agenție până în momentul plății. Pentru un eveniment, de exemplu, perioada de finanțare se ridică de la 30 până la 90 de zile sau chiar mai târziu în cazuri extreme. Agenția plătește în avans chiria locului în care se va desfășura evenimentul și o parte din furnizori, costuri care în cazul unor evenimente de amploare nu pot fi susținute decât împreună cu clientul, iar evaluarea proiectului și facturarea au loc la o săptămână de la finalizare. În total, din momentul în care avem primele costuri cu un eveniment până în momentul în care facturăm trec două luni. La acestea se adaugă termenul de plată.

Imola Zoltan, McCann PR, descrie în detaliu acrobaţiile de cash flow pe care agenţia trebuie să le facă în proiectele care implică cheltuieli mari cu furnizorii: „Un termen de plată de 90 de zile, de exemplu, înseamnă de regulă o creditare cu dobândă zero a acelei companii. Situaţia este dezastruoasă mai ales când bugetul include costuri mari cu furnizorii şi mai ales plăţi care trebuie făcute în avans. Problema este că nu prea există contracte care să îţi permită facturarea unei părţi din buget în avans, iar cei mai mulţi furnizori nu lucrează decât cu bani daţi în avans sau chiar cu întreaga sumă dată în avans – hotelurile, artiştii, casele de producţie, etc. Iar asta înseamnă că eu trebuie să îmi asum din start finanţarea proiectului şi să aştept 2/3 luni până încasez banii. Iar asta dă peste cap cash flow-ul şi activitatea agenţiei. E un cerc vicios din care nu se iese: eu finanţez proiectul clientului X din banii încasaţi deja de la clientul Y, neplătind furnizorii evenimentului făcut pentru clientul Y. Iar asta e o situaţie neplacută simplă. Lucrurile se complică urât atunci când sunt mai multe proiecte în paralel, cu furnizori care trebuie plătiţi în avans, şi mai sunt şi salarii de plătit exact atunci, plus taxele trimestriale către stat. Şi atunci lucrurile se blocheză pur si simplu. Ceva rămâne neplătit. De obicei furnizorii care, la rândul lor, intră în blocaj. E foarte greu în astfel de situaţii să faci un management de cash flow de care să te ţii şi care să îţi permită un buffer consistent, uneori de zeci de mii de euro, ca să poţi finanţa campanii sau evenimente. De câte ori am pus această problemă în meetinguri cu clienţii, răspunsul a fost invariabil: este motivul pentru care lucrăm cu agenţii mari, care au cash flow solid şi îşi permit să finanţeze evenimentele noastre. Ceea ce nu mi se pare corect, pentru că nimeni nu şi-a pus vreodată problema plăţii unei dobânzi pentru lunile în care facem această creditare.”

Tudor Dăescu ne supune atenţiei următorul caz: agenţie de PR, cu un fee lunar de 3.000 de Euro, trebuie să implementeze un proiect ale cărui costuri cu terţii sunt de 80.000 Euro. Proiectul durează două luni de zile iar în a 62-a zi, dacă primeşte acceptul din partea clientului, poate să factureze cei 80.000 + TVA. Pe care clientul ar trebui să îi plătească în alte 60 de zile, conform contractului. Agenţia a plătit între timp terţii care nu suportau amânare, autorităţile sau serviciile publice în special, şi se mai încarcă şi cu TVA şi impozit de plătit. Chiar şi după negocieri cu terţii, de devansare sau amânare a facturării/plăţii în funcţie de caz, ştiţi cât TVA rămâne de plătit la 80.000? Iar suma intră în conturile agenţiei după 3 luni, cu o lună întârziere şi la cinci luni de când agenţia a plătit primele sume în contul proiectului.
Practic, o astfel de situaţie poate să ducă agenţiile mai mici la pierderea oamenilor, la iureş prin cash flow, la tot felul de jocuri pentru a amâna plăţi către stat din simplul motiv că efectiv nu au sumele respective la momentul x, la o imagine proastă printre parteneri şi furnizori cărora nu este etic să le spui că clientul este cel din cauza căruia îi bagi şi pe ei în bucluc, la faliment. Nu neapărat în ordinea aceasta.

Crenguţa Roşu, DC Communication, ne oferă un alt exemplu: „Noi achităm obligaţiile contractuale lunar faţă de echipă şi pentru furnizorii clienţilor noştri conform evenimentelor (săli de conferinţe, echipamente etc). Recuperăm aceşti bani în 3 luni. Pentru a asigura mai multe evenimente simultan, de exemplu, sau un eveniment mare - ar însemna sume importante disponibilizate pentru acoperirea acestor costuri. Nu avem această capacitate, mai ales că onorariile sunt în scădere continuă, deci trebuie să apelăm la finanţare. Overdraftul are o dobandă care trebuie recuperată, dar există situaţii în care această politică de recuperare a dobânzii nu este permisă. Din start, o pierdere de la costuri. O soluţie ar fi modificarea onorariilor ca să acoperi această diferenţă, dar asta fie te poate face necompetitiv, fie duce tot la o pierdere. De obicei, costurile care ridică probleme sunt cele mari, disproporţionate faţă de onorarii şi atunci aplicarea procentului de creştere la onorarii tot la pierdere duce (mai mică, dar tot pierdere).

Această pretenţie de a susţine financiar un buget mare de proiect, apărut în afara fee-ului lunar, este o problemă financiară serioasă pentru multe agenţii şi se combină adesea cu nerespectarea termenelor de plată agreate contractual şi mesajul transmis indirect de unele organizaţii – „Dacă nu puteţi voi atunci se găsesc alţii care să poată. Iar asta poate să afecteze colaborarea noastră ulterioară “, adaugă Tudor Dăescu.

Termenele de plată versus instituţia parteneriatului şi oportunităţile de dezvoltare ale agenţiilor

Principiul etic care stă la baza oricărei relaţii contractuale este încrederea. Sursele încrederii sunt corectitudinea, onestitatea şi beneficiul mutual. O reputaţie bazată pe încredere este un avantaj competitiv şi permite unei organizaţii să atragă şi să reţină talente, să-şi stabilească parteneriate solide de business şi o bază importantă de clienţi fideli. Or, dacă clientul abuzează de puterea financiară pe care o are, fie că împinge termenele de plată peste limita rezonabilului sau întârzie plăţile peste termenele de plată agreate contractual, încrederea dintre părţi are de suferit, iar instituţia parteneriatului se diluează semnificativ până la suspendare. Similar, dacă agenţia decide să accepte condiţii contractuale care o plasează din start într-o poziţie de inferioritate, relaţia sa cu clientul nu va putea fi una mulţumitoare şi de durată.

„Nerespectarea termenelor de plată ştirbeşte încetul cu încetul încrederea noastră în clienţii respectivi. În mâinile noastre se află reputaţia companiilor lor. Noi trebuie să transmitem mai departe faptul că sunt companii de încredere, puternice, etc. Cum putem face asta fară să minţim? (…)“, se întreabă Raluca Mihălăchioiu, The Public Advisors.  

Un raport asimetric client-agenţie va avea întotdeauna costuri pentru ambele părţi. Aşa cum observă Oana Bulexa, MSLGroup The Practice, „clientul va pierde la fel de mult ca şi agenţia, şi în timp îi va fi tot mai greu să aibă acces la servicii de calitate şi la preţuri competitive. În primul rând, pentru că agenţiile şi furnizorii vor evita să mai lucreze cu el, pentru a nu-şi periclita propriile afaceri. În al doilea rând, pentru că din cauza politicii impuse de client, agenţiile nu vor mai putea face investiţii în propria companie, în angajaţi, în instrumente noi de lucru, care sunt ingredientul de bază al calităţii. În al treilea rând, un termen de plată prea lung creşte automat preţurile serviciilor, o ofertă de preţ cu termen de plată 7 zile este evident mai mică decât una cu termen mai lung de o lună”.

Crenguţa Roşu, DC Communication, adaugă : „Lipsa de cash flow îţi diminuează capacitatea de a investi în propria dezvoltare: crearea de noi produse, noi echipamente, extinderea echipei cu scopul de a dezvolta noi segmente, etc. De asemenea, pretenţia de a finanţa aceste costuri, relativ mari - impune o barieră pentru companiile de dimensiuni mai mici.”

La nivel de industrie, presiunea pe cash flow ascute instinctul de supravieţuire al agenţiilor, dar înfrânează creşterea sănătoasă a pieţei de PR, reduce investiţiile în dezvoltarea profesională a angajaţilor şi atrofiază capacitatea jucătorilor de a inova, acestea concentrându-se preponderent pe supravieţuire.

Eliza Rogalski, Rogalski Damschin PR, observă: „Termenul de plată în România a devenit o chestiune de supraviețuire, nu de dezvoltare. La urma urmei, nimeni nu obligă companiile să-și angajeze agenții de PR, prin urmare termenul de plată, la fel ca și serviciul prestat, sunt un subiect care se încheie în niște termeni liber consimțiți de ambele părți. Nu poți să impui unei agenții să aibă și cele mai mici costuri din piață – uneori chiar mai mici decât cele pe care o companie le-ar avea angajând un consultant in-house – și să se mulțumească cu încasarea facturilor peste 3 luni. Undeva trebuie să existe un echilibru, iar cei care acceptă combinația între tarife mici, termene de plată lungi și penalități de întârziere nesemnificative își fac un mare deserviciu nu doar lor, ci și mediului concurențial, creând iluzia că sunt cei mai buni din piață. În realitate, nu fac decât să erodeze cu succes marjele tuturor jucătorilor și să-și adâncească propriile agenții în haos financiar.“

Imola Zoltan, McCann PR, adaugă: „Parteneriatul se cam termină în momentul în care eu intru în blocaj financiar sau am dificultăţi în a plăti taxele sau salariile pentru că eu, agenţie cu 35 de salariaţi şi cifra de afaceri de 3 milioane euro, am finanţat companii cu zeci de milioane de euro cifra de afaceri. Sau când trebuie să aştept câţiva ani ani (chiar s-a întâmplat) după o plată. Un blocaj financiar afectează activitatea zilnică a agenţiei şi mai ales relaţia cu furnizorii.”

Cătălin Pătrăşescu, SmartPoint, menţionează consecințelor financiare care vin din această situație şi care obligă agenţiile să caute soluții. „Dacă nu poți asigura această finanțare din surse proprii, ești nevoit să apelezi la soluții de creditare, o operațiune destul de complicată. Este dificil pentru o agenție, care este de cele mai multe ori un IMM de servicii, să acceseze un credit din partea băncilor pentru că prin natura business-ului nu deține active, nefiindu-i necesare în activitatea operațională. Ar fi o posibilitate dacă ar deține imobilul în care își desfășoară activitatea, însă aceste situații sunt foarte rare“, susţine Cătălin.   

La ora actuală, problemele asociate termenelor de plată afectează, înhibă sau denaturează instituţia parteneriatului. Se pierd timpi şi energii preţioase în procesele birocratice de facturare, înregistrare şi onorare a plaţilor. Se sugrumă „creativitatea“ agenţiilor în corespondeţele şi zecile de telefoane menite să corecteze erori umane asociate acestor procese, de multe ori informatizate şi „necooperante“. Dacă am cuantifica aceste demersuri, am fi de-a dreptul uluiţi de resursele irosite într-un astfel de proces care „la piaţă“ se încheie repede şi natural.  

Cascadarea consecinţelor mai jos de agenţii

Deşi nu pot face o cuantificare exactă a cascadării impactului termenelor de plată în relaţia agenţiilor cu alţi furnizori de servicii/ freelanceri, estimez că există o translatare a acestui fenomen mai jos de agenţii, cu un impact negativ la nivelul întregii economii. „E un întreg ecosistem care suferă din această cauză, pentru că se generează întârzieri în lanț“, susţine Eliza Rogalski.

Mihai Bogdan, CFO Brandient, apreciază că „lungirea termenelor de plată şi întârzierea plăţilor contractuale afectează sub-contractorii mai mici sau ocazionali, care nu pot fi plătiţi înainte de a încasa sumele datorate de client“.

„Ce trebuie să avem în vedere este că agenţia de PR este atât furnizor cât şi client pentru alţi furnizori de servicii. Tot ce ne afectează pe noi din punct de vedere contractual are impact direct asupra contractelor noastre cu furnizorii, şi cred că e bine să avem în vedere tot acest tablou pentru a înţelege importanţa plăţilor făcute la timp.”, comentează Ana-Maria Diceanu, GMP PR.

Victor Kapra, consultant online, se referă la tipologia acestor raporturi: „Furnizorii mici de servicii de comunicare/advertising, prin outsourcing pentru clienții mari, trăiesc două situații. Sunt agenții contractante (puține) care le plătesc aceste servicii foarte rapid după livrare - este de bănuit prin „sacrificii” asupra cash-flow-ului propriu, și care se bucură de multă simpatie. Însă cele mai multe agenții și-au corelat termenele de plată cu cele ale clienților lor mari. Dacă acum cinci ani un termen de plată de 45 de zile era considerat exagerat, acum majoritatea contractelor prevăd termene de 60 de zile sau chiar de 90 de zile, fără să se precizeze dacă acestea sunt zile lucrătoare sau nu.“

„Cashflow-ul a ajuns zeul suprem respectat cu sfințenie de către companiile-client ale agențiilor, astfel încât nu de puține ori agențiile ajung să-și crediteze cu zeci de mii de euro clienții, de pildă la contractarea serviciilor pentru organizarea de evenimente. Este vorba de un „șantaj” fin: dacă nu-ți convine, caut altă agenție dispusă să accepte condițiile mele - transmit clienții mari.”, adaugă Victor.

Combaterea lui „sau-sau” în practica contractuală. Balansarea intereselor finaciare în relaţia client-agenţie

O relaţie contractuală sănătoasă implică o reciprocitate a obligaţiilor părţilor, transpusă de pildă în penalități de întârziere în livrarea serviciilor, în cazul agențiilor, respectiv în penalităţi de întârziere a plăţii, în cazul clienților. Situaţia se complică semnificativ atunci când agenţiile decid să nu folosească pârghiile legale pe care le au la dispoziţie, din teama de a nu-şi pierde un business important. În modelul actual de business, în care cca. 70% din bugetele industriei vin de la marile corporaţii, libertatea agenţiilor de „a-şi alege” clienţii rămâne limitată. Şi paradoxal, mobilitatea agenţiilor este adesea redusă tocmai de sumele pe care clienţii le datorează agenţiilor.

„Avem incluse în contract clauze care stipulează penalităţi de întârziere pentru acei clienţi care nu ne plătesc la termenul stabilit. Cu toate acestea, faptul că în contract sunt specificate aceste penalităţi nu îţi garantează că facturile acelea îţi vor fi acceptate la plată. Şi mai intervine o problemă: clienţii se supară în momentul în care primesc penalităţile pe factură. Cel mai grav este când acest lucru afectează relaţia profesională dintre accountul din agenţia de PR şi reprezentantul clientului”, susţine Raluca Mihălăchioiu, The Public Advisors.

„În ceea ce privește termenii contractuali, aceștia sunt negociați individual și, când avem nevoie, apelăm la consultanți specializați în domeniul finciar sau în industria respectivă. În plus, într-un mediu de afaceri competitiv este normal să se aplice comisioane și penalități, menite să acopere întarzierile la plată“, precizează Ruxandra Marin, Oxygen PR.

O situaţie care protejează mai bine interesele agenţiei este aceea în care aceasta propune şi susţine propriul format de contract în relaţia cu clientul: „În 99% din cazuri propunem şi susţinem propriul format de contract, şi apărăm în negociere clauzele care ne protejează interesele financiare – cum ar fi de exemplu dreptul de a suspenda contractul în cazul întârzierii la plată”, comentează Mihai Bogdan, CFO Brandient.

Imola Zoltan, McCann PR, adaugă: „Toate contractele pe care le semnăm sunt avizate de departamentul de legal al agenţiei. În afară de asta, aproape toate contractele se negociază, mai ales termenele şi modalităţile de plată. Însă, sunt contracte care vin de la departementele de legal şi achiziţii ale companiilor cu menţiunea‚ este forma agreată de noi, preferăm să rămână aşa, în caz contrar durează luni de zile aprobarea lui’. Iar asta ne pune în situaţia de a accepta contractul în forma agreata de client, fără posibilitatea de a-l negocia. Ceea ce nu e întotdeauna fair.”

Dana Nae Popa, pastel, completează: „Avem propriul model de contract care este acceptat de mulți clienți, însă companiile cu care avem contracte regionale ne impun propriul contract, pe baza căruia negociem astfel încât să existe un acord sănătos și corect pentru ambele părți. Practic, la fiecare contract, există un șir de mailuri între noi și avocații ambelor părți, dar până la urmă o scoatem la cap. Desigur, de-a lungul timpului am primit contracte cu clauze aberante, pe care a trebuit să le refuzăm sau să limităm lucrul cu clienții respectivi, tocmai din cauza unor contracte care nu erau echitabile pentru ambele părți“.

Alexandru Păiuş, Image PR, consideră că negocierea termenelor de plată sau a ofertei financiare implică în ultimii ani mult mai mult timp și efort din partea agențiilor. Este un efort de educare a clienților, de menținere a unei relații de parteneriat și desigur de apărare a propriilor interese.

„Contabilitatea este, de multe ori, victima capcanelor juridice. Lucrăm cu o echipă combinată de avocați, experți contabili, auditori și colegi cu... talent la negociere. Asigurările prind bine când clientul se transformă din prieten și partener în opozant înfocat. Din fericire, în zece ani de business, ni s-a întâmplat o singură dată. În rest, discuții, negocieri, despărțiri – toate amiabile și rezonabile”, susţine Rareş Petrişor, Media Pozitiv.

Negocierea rămâne se pare singurul instrument eficient al agenţiilor în situațiile în care termenul de plată depășește 30 de zile. „Le oferim clienților posibilitatea să se încadreze în acest termen de plată sau, în situațiile în care plățile sunt automatizate și este practic imposibil să schimbe ceva, negociem un coeficient care acoperă finanțarea activității din fonduri proprii. În mod surprinzător, cei mai mulți au preferat să plătească mai mult alegând termene de plată mai mari de 30 de zile, însă în felul acesta noi am reușit să transferăm către clienți acest cost, să-l explicăm în mod transparent, să-l justificăm în fața departamentelor de achiziții sau financiare și în final să-l încasăm”, explică Eliza Rogalski, Rogalski Damaschin PR.

Atunci când relaţia părţilor este disproporţionată, iar termenele de plată sunt abuzive pentru una dintre părţi, nu mai avem de-a face cu o relaţie de parteneriat bazată pe egalitate şi respect. În aceste situaţii, este bine să intervină onoarea profesională. Ştefan Liuţe, Storience, comentează: „Nu semnăm niciodată contracte care să fie dezavantajoase pentru noi din punct de vedere al termenelor de plată. Ținem foarte mult să avem relații profesionale bazate pe egalitate și pe respect. Faptul că suntem furnizori/prestatori nu ne obligă să acceptăm termene de plată nerezonabile.”

„Termenii financiari, ca şi toate conditiile contractuale asociate mandatului primit, sunt negociate pe principiul win-win, între parteneri egali. Suntem flexibili, dar nu acceptăm impunerea unor termeni sau a unor contracte care nu se încadrează în politica comercială sau financiară a companiei noastre. Ne permitem să refuzăm să semnăm un contract dacă acesta nu este echilibrat şi avantajos pentru ambele părți”, completează Cristi Cretzan, Grayling.

Soluţii pentru o mai bună echilibrare a intereselor agenţiilor în relaţia cu clienţii mari

Reputaţie. Profesionalism. Diferenţiere

Singura soluţie de apărare este reputaţia şi profesionalismul, care să contra-balanseze forţa contractuală a unui client mare. O firmă fără reputaţie şi fără o recunoaştere a capacităţii profesionale nu poate decât să accepte orice condiţii pentru a accesa proiecte. – Mihai Bogdan, CFO Brandient.

Să dovedească valoarea adaugată a serviciilor lor, să nu fie un simplu furnizor de servicii. Dacă devin la rândul lor importanţi, vor putea negocia termeni şi condiţii pe picior de egalitate cu clienţii mari.  – Cristi Cretzan, Grayling.

Pentru agenții, singura soluție de a obține termene de plată rezonabile este să ofere servicii atât de bune/rare/importante încât clienții să accepte condițiile lor. – Ştefan Liuţe, Storience

Unitate de breaslă. Auto-reglementare

În România, nu există o asociaţie profesională puternică a agenţiilor care să ia măsuri. Agenţiile luptă singure, în mod individual să-şi facă dreptate, riscând să piardă oportunităţi de business pentru că sunt... „inflexibile” (da, aşa denumesc unii clienţi din România agenţiile care nu lasă enorm de mult la preţ, la termene, care practic mai au o urmă de demnitate). Nu există solidaritate de breaslă, agenţiile nu par să realizeze că împreună pot schimba multe lucruri incorecte care se întâmplă la nivel de piaţă, şi care le împiedică să facă business. Mai nou există şi frica de acuzaţii de cartel – ceea ce e pur şi simplu ridicol. O asociaţie de agenţii deschisă tuturor firmelor din piaţă, pe bază de semnare a unui cod profesional şi pe baza unei taxe anuale consistente (care să permită angajarea unui leadership profesionist şi realizarea de activităţi), este singura soluţie pentru multe probleme ale industriei. O astfel de asociaţie poate auto-reglementa piaţa, şi chiar lucra cu autorităţile pentru reglementări legale. – Gabriela Lungu

Singura soluţie pe care o văd este un agreement la nivelul întregii pieţe în fixarea termenelor de plată la max 30 de zile. – Imola Zoltan, McCann PR

Pe termen lung, răspunsul poate veni doar la nivel de industrie, prin unitatea în apărarea intereselor proprii și prin consistență în aplicarea principiilor noastre de business. – Alexandru Păiuş, Image PR

Cel mai util lucru pe care l-am putea face ca și industrie ar fi o poziție comună, pe care să o respectăm cu toții (agenții și clienți), în discuțiile cu departamentele de procurement. – Bogdan Tomoiaga, Graffiti PR

Agențiile de la noi ar trebui să stea la aceeași masă când e vorba de interesele industriei.  – Dana Nae Popa, pastel

Cred că pentru a ne echilibra interesele financiare în relaţia cu clienţii mari, ar trebui să fim mai uniţi. Dacă toate agenţiile din piaţă s-ar strange în spatele unui mesaj de genul «vrem termene de plată de bun-simţ» şi nimeni nu ar mai accepta termene de plată de la un nivel în sus, atunci şi-ar reorienta poziţia şi clienţii. – Raluca Mihălăchioiu, The Public Advisors

Soluţii financiare & Planificare mai bună

Împărțirea costurilor de finanțare între cele două părți. Pentru că soluții există - de la servicii de factoring, la cele de creditare, dar ele nu pot fi suportate în continuare doar de agenții. – Bogdan Tomoiaga, Graffiti PR

Cea mai bună soluție în cazul proiectelor punctuale care implică costuri suplimentare este împărțirea costurilor în două tranșe, înainte și după proiect. Eliberată de o parte din presiunea bugetară de finanțare, agenția va putea să livreze proiectul în condiții optime. – Cătălin Pătrăşescu, SmartPoint

Acceptarea de către client a includerii în bugetele proiectelor a unor linii care să prevadă costurile de finanţare, cele pe care o bancă le-ar impune unei agenţii dacă aceasta ar deschide o linie de credit. – Tudor Dăescu, Dăescu Borţun Olteanu

O gestionare bună a cashflow-ului și previzionarea financiară corectă; Accesarea unor linii de creditare, care oferă susținere pentru evitarea blocajelor de cashflow. – Ruxandra Marin, Oxygen PR

De cele mai multe ori, buna planificare împreună cu clientul şi selectarea în avans de către client a furnizorilor sunt nişte bune măsuri. Din experienţa noastră, echipele experimentate de la client sunt în cunoștință de cauză şi contribuie la buna planificare, ceea ce duce la diminuarea presiunilor dinspre costuri. Prin planificare se poate agrea din timp nivelul de finanţare necesar, se pot include la plată facturile de costuri şi se pot recupera în momentul execuţiei sau mai curând, în orice caz. De asemenea, existenţa unor furnizori agreaţi deplasează plata de la agenţie, sumele nu mai sunt suportate de agenţie, ci direct de către client. – Crenguţa Roşu, DC Communication.

În primul rând, încercăm să negociem termene de plată cu furnizorii, astfel încât să acomodăm termenele de plată cu clienţii. Apoi, când realizăm campanii mari încercăm să obţinem plaţi în avans, astfel încât să putem avea posibilitatea de implementare rapidă a proiectelor. – Ana-Maria Diceanu, GMP PR

Demnitate profesională & O comunicare mai bună

Negocierea unor termene de plată rezonabile şi, în cazul eşecului acestui demers, renunţarea la contract - Cristina Hanganu, 2activePR

Lucrăm doar cu termene de plate pe care ni le permitem și clienți care ne respectă. – Raluca Băilescu, MakeSense

Trebuie să recunoaştem că fiind vorba tocmai de un parteneriat, contează foarte mult şi deschiderea spre dialog şi colaborare a ambelor parţi. Suntem într-o industrie care pune la rang de artă fix comunicarea, aşa că ar trebui să comunicăm mai mult cu clienţii, mai ales cu departamentele de achiziţii, să dezbatem mai mult, să argumentăm mai bine şi da, de ce nu, să ştim că uneori e mai sănătos să spui “nu”. – Oana Bulexa, MSLGroup The Practice

O protecţie contractuală mai bună

Noi ne-am rescris complet contractul cadru, cu ajutorul unor avocați specializați care ne-au învățat cum să ne ferim de astfel de situații – tarife diferențiate în funcție de termenele de plată, penalități de întârziere foarte mari, penalități de rezilere a contractelor înainte de termen. Am făcut din contract o formă de ne apăra interesele și de a ne menține sănătoși financiar, ceea ce este un criteriu important de evaluare în foarte multe situații de new business. Sunt practici pe care le-am văzut aplicate și în alte industrii și m-am întrebat de ce nouă, în comunicare, ne-a luat atât de mult timp să înțelegem ce avem de făcut. – Eliza Rogalski, Rogalski Damaschin PR

Utilizarea tuturor pârghiilor legale & contractuale

În practică, indiferent de termenele de plată agreate contractual, prestatorii de servicii înregistrează întârzieri, uneori semnificative, la plată. Într-o atare situație, recomandările noastre privesc solicitarea de sume în avans la începerea prestării serviciilor, transmiterea diligentă de către creditor de notificări cu privire la depășirea termenului de plată, purtarea de discuții cu debitorul pentru eșalonarea plății, aplicarea de penalități de întârziere și, în cazul în care niciuna dintre măsurile de mai sus nu dă rezultate, începerea executării silite.- Anca Melinte, Ţuca Zbârcea & Asociaţii.

Schimbarea modelului curent de business

Foarte mulți clienți mai mici. Dar nu toată lumea îi are ... – Rareş Petrişor, Media Pozitiv


A-ţi respecta furnizorii şi partenerii de afaceri nu reprezintă o ştiinţă complicată. În lumea în care trăim, pare destul de uşor să ne detaşăm de interlocutorii noştri prin apăsarea unui simplu buton. Doar că furnizorii nu sunt o masă amorfă – acea companie are un nume, cu destine profesionale şi umane ataşate.

Poate că este un moment bun pentru liderii companiilor din România să recunoască spaţiul social în care acţionează şi dimensiunea socială a deciziilor lor. Să înţeleagă că în relaţia cu furnizorii administrează nu doar bugete, ci şi aspiraţii profesionale şi destine umane. Să înveţe să proiecteze nu doar strategii de eficienţă, ci şi strategii de dezvoltare a parteneriatelor. Să se deschidă faţă de parteneri, acceptând un grad mai mare de transparenţă şi înţelegere.

Încotro va merge industria de PR după această dezbatere? Nu pot face predicţii. Cred, totuşi, că breasla noastră va găsi în propriile rânduri resurse de parteneriat şi va înţelege puterea dezbaterilor şi superioritatea auto-reglementării.


Copyright 2015 PR Romania. Foto credit: Corina Pîrv

Un material realizat cu implicarea PRCA, UK Institute for Business Ethics, Ţuca Zbârcea & Asociaţii, DC Communication, MSL Group The Practice, Rogalski Damaschin Public Relations, McCann PR, Graffiti PR, Brandient, Oxygen PR, BDR Associates, Dăescu Borţun Olteanu, Image PR, SmartPoint, The Public Advisors, Storience, Media Pozitiv, Grayling, Prais Communications, pastel, 2activePR, GMP PR şi a consultanţilor - Gabriela Lungu şi Victor Kapra. Le mulţumim!



Referinţe bibliografice:

PRCA (Londra, 14. 05.2015): PRCA and 51 PR consultancies call for end to unethical payment terms in the PR industry http://news.prca.org.uk/prca-and-51-pr-consultancies-call-for-end-to-unethical-payment-terms-in-the-pr-industry/

PRCA (Londra, 08.04.2015): PRCA launches 30 Days campaign and calls for end to unethical payment terms http://news.prca.org.uk/prca-launches-30-days-campaign-and-calls-for-end-to-unethical-payment-terms/

Institute of Business Ethics (2013): Supply Chain and Payment Practices http://www.ibe.org.uk/userassets/briefings/supply_chain_payment_practices.pdf

The Guardian (18.09.2013): How can small businesses take the pain out of late payments? http://www.theguardian.com/small-business-network/2013/sep/18/late-payment-pain-small-business

Brand Republic (09.07.29013): Why Martin Sorrell is right to be worried about extended payment terms http://arnoldonethicalmarketing.brandrepublic.com/2013/07/09/why-martin-sorrell-is-right-to-be-worried-about-extended-payment-terms/

European Commission (Septembrie 2014): The Economic Impact of Late Payments
http://ec.europa.eu/economy_finance/publications/economic_paper/2014/pdf/ecp531_en.pdf

Directive 2011/7/EU on combating late payment in commercial transactions http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32011L0007

Legea Nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante, publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 182, din 2 aprilie 2013.

 

 

 

Parteneri

 logo_raiffeisen  Logo-McCannPR PNG  Practice MSL logo 2  Graffiti PR logo-1  logo oxygen site              

ey logo        rd_logo  dccom LOGO nou site      mediapozitiv_logo_3