27042017

Back Eşti aici:Home Dezbateri Dezbateri actuale Relatia PR-Procurement Labirinturile relaţiei PR-Procurement. Partea a IV-a: Recomandări şi speranţe

Labirinturile relaţiei PR-Procurement. Partea a IV-a: Recomandări şi speranţe

Sugestii PR Procurement

Am încercat în primele parţi ale acestui serial să vedem ce se întâmplă concret în relaţia PR > Procurement la contractarea serviciilor de PR. A reieşit că avem de-a face cu o relaţie asimetrică, frecvent tensionată şi încadrată cel mai optimist în categoria ‘dacă-i musai, cu plăcere’. E clar că fiecare parte a relaţiei analizate trebuie să schimbe ceva. Pentru a se impune, industria de PR ar trebui să treacă dincolo de zbateri şi să păşească pe tărâmul dezbaterilor şi, implicit, al reprezentării intereselor. Similar, specialiştii în procurement ar trebui să evite birocratizarea şi excelizarea excesivă a proceselor de selecţie şi contractare şi să acomodeze mai optim regulile de compliance cu întrebarea „ce este mai benefic şi mai corect pentru organizaţia pe care o reprezint?”.

În orice relaţie, nimic nu e prestabilit. Nu există nicio situaţie în care să nu se poată configura – atunci când există voinţa ambelor părţi – şi o alternativă la statusul actual al relaţiei. Cel mai important lucru este să nu spunem că jocurile sunt deja făcute.

Mai jos, veţi găsi câteva recomandări formulate de participanţii la dezbaterea PR România :

Recomandările executivilor din agenţii pentru specialiştii în achiziţii

1    Specialiştii în achiziţii ar trebui implicaţi în procesul de selecţie a unei agenţii încă de la început, alături de colegii de la comunicare şi/sau marketing, iar acest proces de negociere ar trebui să implice, până la final, aceleaşi persoane, atât din partea agenţiei, cât şi reprezentanţi ai departamentului de achiziţii, acelea în măsură să şi ia decizii.

2    Este important să existe un parteneriat solid pe tot parcusul negocierii între departamentul de achiziţii şi departamentul de comunicare/marketing, pentru a evita riscul ca acesta din urmă să se trezească cu o agenţie demotivată în care serviciile vor fi prestate doar de juniori ca urmare a reducerii semnificative de costuri.

3    Departamentul de comunicare trebuie să aibă putere de decizie şi în stabilirea detaliilor contractuale, nu doar în alegerea agenţiei, fiindcă el este adevăratul beneficiar.

4    Departamentul de achiziţii trebuie să rămână la curent, şi după încheierea unui contract, cu procesele şi modul de lucru dintre departamentul de marketing/comunicare şi agenţie, pentru a evalua interacţiunea dintre cele două. Ideal ar fi să existe o trecere în revistă cel puţin trimestrială a activităţilor desfăşurate versus planificate, urmată de o reconciliere a fee-urilor.

5    Fără a generaliza, este încă nevoie de educaţie şi informare, de ambele părţi, pentru ca achiziţiile să ajungă să se concentreze mai mult pe expertize şi know-how şi mai puţin pe «produs» şi să înţeleagă specificul şi evoluţia business-ului de PR. Există agenţii care oferă specialiştilor în achiziţii programe de training pentru a se familiariza   cu specificul activităţilor de PR şi pentru a putea aduce un aport mai bun în relaţia client-agenţie.

6    Un parteneriat real, în care se expun problemele și se caută soluții în comun, se setează corect așteptările este cu adevărat benefic tuturor părților.

7    Specialiştii în achiziţii ar trebui să evite organizarea proceselor de selecţie doar cu obiectivul de a scădea costurile sau, dacă o fac totuși, să fie conștienți că, pe termen mediu și lung, vor primi servicii de calitate tot mai scăzută.

8    Specialiștii în achiziții trebuie să țină cont de munca și de eforturile depuse de agenții pentru elaborarea unor propuneri, astfel încât să organizeze procese de selecție, pe cât posibil, numai atunci când se justifică cu adevărat, când este chiar necesar.

9    Este important ca departamentele de procurement să fie familiarizate cu normele etice şi deontologice ale industriei de comunicare şi să înţeleagă că agenţiile nu pot oferi garanţii în privinţa rezultatelor. Este la fel de important ca agenţiile să semnalizeze specialiştilor în procurement orice solicitare care ar însemna o abatere de la etica profesională.

10    Atunci când contractează servicii de PR, departamentul de achiziţii ar trebui să înţeleagă specificul businessului de comunicare şi ceea ce diferenţiază fiecare agenţie în raport cu industria pentru a selecta partenerii potriviţi de discuţie.

Recomandările specialiştilor în achiziţii pentru agenţiile de PR

1    Foarte frecvent, agenţiile de PR nu reuşesc să înţeleagă mindsetul celor care lucrează în departamentele de achiziţii şi nici felul în care aceştia analizează ofertele primite. În acest context, Elena Badea, E&Y, recomandă executivilor din agenţiile de PR să aplice cele 3 principii ale vânzărilor de succes: (1) acţionează cu scopul final în minte; (2) pune-te în locul celui care cumpără ce ai tu de vândut; (3) fii cel care ajută, înţelege şi oferă valoare, nu o ‚victimă’ a procedurilor de achiziţie.

2    Sprijinind oamenii implicaţi în procesul de achiziţie să înţeleagă natura serviciilor prestate şi modul în care ele sunt monetizate, dar şi avantajele competitive ale agenţiei în raport cu competitorii săi, face ca vânzarea să fie un proces natural ce adaugă valoare (Elena Badea).

3    Comunicaţi mai des, mai bine, mai clar! Fiţi în contact permanent cu persoana responsabilă din departamentul de procurement, pentru a înţelege nevoile clientului din această perspectivă. În acelaşi timp, daţi şi cereţi feedback. Ca întotdeauna, nu strică niciodată mai multă implicare în relaţia cu clientul, acel “ne pasă” fiind baza unui adevărat parteneriat (GSK România).


Analiză realizată de Dana Oancea. Ianuarie 2015. Copyright PR Romania, toate drepturile rezervate

> Citeşte primele părţi aici: http://www.pr-romania.ro/dezbateri/dezbateri-actuale/pr-procurement.html

 

 

 

 

 

Parteneri

 logo_raiffeisen  Logo-McCannPR PNG  Practice MSL logo 2  Graffiti PR logo-1   EY Logo RGB                    

siglaBT noua     rd_logo  dccom LOGO nou site